Een privébetaling vanaf de zakelijke rekening lijkt vaak een klein detail. Maar zonder directe verwerking groeit de rekening-courantverhouding met de DGA al snel uit tot een onduidelijk saldo, een lastige jaarrekeningpost en mogelijk een fiscaal risico. Rekening courant DGA verwerken vraagt daarom om vaste afspraken, actuele boekingen en periodieke controle – niet alleen vlak voor het opstellen van de jaarrekening.
Voor ondernemers met een BV is de rekening-courant DGA de administratieve verbinding tussen privé en de onderneming. Juist omdat die verbinding dagelijks kan ontstaan, verdient deze grootboekrekening structurele aandacht. Met een actuele administratie ziet u direct wat u van de BV tegoed heeft of wat u aan de BV verschuldigd bent. Dat geeft grip op cashflow én voorkomt verrassingen bij de aangifte vennootschapsbelasting of inkomstenbelasting.
Wat is een rekening-courantverhouding met de DGA?
De rekening-courant DGA registreert alle bedragen die over en weer lopen tussen de directeur-grootaandeelhouder en de BV, zonder dat het direct salaris, dividend of een zakelijke factuur betreft. Denk aan een privé-uitgave die per ongeluk door de BV is betaald, een bedrag dat u tijdelijk naar de BV overmaakt of zakelijke kosten die u eerst privé voorschiet.
De rekening-courant is dus geen aparte bankrekening. Het is een balanspost in de administratie. Het saldo kan twee kanten op werken. Heeft de BV een schuld aan u, bijvoorbeeld omdat u privé geld in de BV heeft gestort? Dan heeft u een vordering op de BV. Heeft u geld opgenomen uit de BV of zijn privékosten betaald door de BV? Dan heeft de BV een vordering op u.
Die richting is essentieel voor de boeking, de renteberekening en de fiscale beoordeling. Een debetsaldo van de DGA betekent in de praktijk doorgaans dat de DGA geld schuldig is aan de BV. Bij grotere of langdurige bedragen kijkt de Belastingdienst kritisch mee of er werkelijk sprake is van een lening.
Rekening courant DGA verwerken bij elke mutatie
De meest betrouwbare werkwijze is eenvoudig: boek iedere privé-zakelijke mutatie direct op de rekening-courant DGA. Wacht niet tot het einde van het kwartaal of boekjaar. Dan ontbreekt vaak de onderbouwing, zijn bonnetjes moeilijk terug te vinden en wordt het lastiger om het juiste karakter van een betaling vast te stellen.
Betaalt de BV bijvoorbeeld een privéfactuur van de DGA van € 500, dan verlaagt de bankrekening van de BV met € 500. Tegelijk neemt de vordering van de BV op de DGA met € 500 toe. In de administratie boekt u de bankbetaling daarom tegenover rekening-courant DGA, niet als zakelijke kosten.
Maakt de DGA vervolgens € 500 privé terug naar de zakelijke bankrekening, dan boekt u de ontvangst opnieuw tegen rekening-courant DGA. De vordering is dan afgelost. Door deze werkwijze blijven winst en kosten zuiver. Een privébetaling drukt immers niet de winst van de BV en levert ook geen aftrekbare btw op.
Privévoorschotten en zakelijke kosten
De situatie kan ook andersom zijn. U koopt bijvoorbeeld privé kantoormateriaal voor de BV en betaalt € 121 inclusief btw. Dan boekt u de zakelijke kosten en, als aan de voorwaarden is voldaan, de voorbelasting. De tegenboeking loopt naar rekening-courant DGA, omdat de BV op dat moment een schuld aan u heeft.
Bewaar de factuur en zorg dat duidelijk is welke zakelijke prestatie is geleverd. Een bankafschrift alleen is niet altijd voldoende als onderbouwing voor kosten en btw. Bij gemengde uitgaven, zoals telefoon-, auto- of representatiekosten, moet het zakelijke deel bovendien verdedigbaar zijn. Niet iedere betaling die via de rekening-courant loopt, is automatisch volledig zakelijk of fiscaal aftrekbaar.
Maak onderscheid tussen lening, salaris en dividend
Een veelgemaakte fout is dat alle opnames door de DGA op rekening-courant blijven staan, terwijl de aard van de betaling eigenlijk iets anders is. Dat kan leiden tot een onjuiste loonadministratie, dividendverwerking of fiscale positie.
Salaris van de DGA moet via de loonadministratie worden verwerkt, inclusief loonheffingen. Het is geen rekening-courantboeking, behalve wanneer een netto loonbedrag tijdelijk wordt verrekend. Dividend vraagt om een formeel aandeelhoudersbesluit en een uitkeringstoets. Ook moet dividendbelasting worden ingehouden en aangegeven. Een opname zomaar als dividend bestempelen omdat het saldo hoog oploopt, is dus geen oplossing.
Blijft een bedrag als lening in rekening-courant staan, zorg dan dat de lening zakelijk is vormgegeven. Dat betekent onder meer een reële terugbetalingsafspraak, een zakelijke rente en de mogelijkheid voor de DGA om de schuld daadwerkelijk af te lossen. Vooral bij een oplopend debetsaldo is schriftelijke vastlegging verstandig.
Rente op de rekening-courant: geen formaliteit
Als de DGA geld leent van de BV, is een zakelijke rente doorgaans nodig. De BV loopt namelijk risico en stelt geld beschikbaar dat zij anders zakelijk zou kunnen inzetten. De hoogte van de rente hangt af van de omstandigheden, zoals het saldo, de looptijd, eventuele zekerheden en het kredietrisico van de DGA.
Een vast, klein saldo dat snel wordt verrekend vraagt een andere beoordeling dan een doorlopende schuld van tienduizenden euro’s. Gebruik daarom niet automatisch een willekeurig rentepercentage. Leg de gekozen rente en de uitgangspunten vast, en verwerk de rente periodiek in de administratie. Voor de BV is ontvangen rente in beginsel opbrengst. Voor de DGA is betaalde rente alleen onder specifieke voorwaarden privé aftrekbaar.
Andersom kan de BV rente verschuldigd zijn aan de DGA als de DGA structureel geld tegoed heeft van de BV. Ook dan is zakelijk handelen het uitgangspunt. Een saldo zonder duidelijke afspraken kan bij controle vragen oproepen, zeker wanneer het jarenlang oploopt.
Let op de grens voor excessief lenen
Voor DGA’s met substantiële schulden aan hun eigen BV geldt de regeling excessief lenen. Vanaf 2024 ligt de relevante grens op € 500.000. Het deel van de schulden boven die grens wordt in beginsel belast als inkomen uit aanmerkelijk belang in box 2. Schulden die kwalificeren als eigenwoningschuld kunnen onder voorwaarden buiten beschouwing blijven.
Deze regeling is geen reden om alleen aan het einde van het jaar naar het saldo te kijken. Juist een actuele rekening-courantadministratie maakt vroeg zichtbaar of maatregelen nodig zijn. Denk aan aflossen, een reguliere dividenduitkering na toetsing, salarisverwerking of het anders organiseren van privé-opnames. Welke keuze passend is, hangt af van de liquiditeit van de BV, uw privésituatie, de beschikbare winstreserves en de totale belastingdruk.
Een hoge rekening-courantschuld is bovendien niet alleen een fiscale kwestie. De BV moet haar eigen verplichtingen kunnen blijven betalen. Het geld dat de DGA opneemt, is niet meer beschikbaar voor btw, loonheffingen, leveranciers of investeringen.
Controleer het saldo niet alleen bij de jaarrekening
Een praktische administratie werkt met een maandelijkse of kwartaalgewijze controle. Vergelijk het grootboek rekening-courant DGA met bankmutaties, declaraties en eventuele leningafspraken. Vraag bij onduidelijke betalingen direct na of deze privé of zakelijk zijn. Dat kost op het moment zelf weinig tijd en voorkomt zoekwerk achteraf.
Controleer daarbij minimaal vier punten:
- Is iedere mutatie voorzien van een duidelijke omschrijving en onderbouwing?
- Staat een privébetaling niet per ongeluk als zakelijke kosten of aftrekbare btw geboekt?
- Sluit het rekening-courantsaldo aan op de afspraken met de DGA?
- Zijn rente, aflossingen en eventuele dividend- of loonbesluiten correct verwerkt?
Moderne boekhoudsoftware met een bankkoppeling helpt om mutaties snel te herkennen en af te letteren. De software bepaalt echter niet zelfstandig of een betaling privé, zakelijk, loon of dividend is. Die beoordeling vraagt kennis van de feiten achter de transactie. Automatisering versnelt het proces, maar goede financiële controle blijft mensenwerk.
Leg afspraken vast en houd de administratie actueel
Bij terugkerende opnames of een hoger saldo is het verstandig om een rekening-courantovereenkomst of leningsovereenkomst op te stellen. Daarin staan bijvoorbeeld de kredietlimiet, rente, aflossingsmomenten, looptijd en eventuele zekerheden. Zo wordt duidelijk dat de BV en de DGA zakelijk met elkaar handelen.
Laat de rekening-courant niet ongemerkt functioneren als een permanente privéportemonnee. Dat geeft niet alleen minder financieel overzicht, maar kan ook leiden tot discussie over verkapt dividend, loon of een onzakelijke lening. Door betalingen direct juist te verwerken en het saldo regelmatig te bespreken, houdt u controle over uw BV én over uw fiscale positie.
Heeft u veel mutaties, een oplopend saldo of twijfelt u over de juiste verwerking? Pak dit dan op voordat het boekjaar sluit. Een actuele administratie creëert rust, maakt tijdige keuzes mogelijk en zorgt dat uw jaarrekening een betrouwbaar beeld geeft van de financiële verhouding tussen u en uw BV.