Algemene voorwaarden Administratiesolutions

Artikel 1 – Definities

1. Administratiesolutions: Administratiesolutions, gevestigd aan de Nieuwe Rijksweg 70 L, 4128 BN Lexmond, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 89852397.
2. Klant: degene met wie Administratiesolutions een overeenkomst is aangegaan.
3. Partijen: Administratiesolutions en de Klant samen.
4. Consument: een Klant die een natuurlijk persoon is en die als privépersoon handelt, niet in de uitoefening van een beroep of bedrijf.
5. Opdrachtbevestiging: de schriftelijke of elektronische bevestiging van de opdracht, waaronder een door de Klant geaccepteerde offerte.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen, werkzaamheden, bestellingen, overeenkomsten en leveringen van diensten of producten door of namens Administratiesolutions.
2. Administratiesolutions en de Klant kunnen alleen afwijken van deze voorwaarden als dat schriftelijk is afgesproken.
3. Administratiesolutions en de Klant sluiten de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van de Klant of van anderen uitdrukkelijk uit.
4. Bij strijdigheid tussen een offerte of opdrachtbevestiging en deze voorwaarden gaan de afspraken in de offerte of opdrachtbevestiging voor.

Artikel 3 – Aanbiedingen en offertes

1. Aanbiedingen en offertes van Administratiesolutions zijn vrijblijvend, tenzij daarin uitdrukkelijk anders vermeld.
2. Een aanbod of offerte is maximaal 2 weken geldig, tenzij er een andere termijn in het aanbod of de offerte staat.
3. Aanvaardt de Klant een aanbod of offerte niet binnen de geldende termijn, dan vervalt het aanbod of de offerte.
4. Aanbiedingen en offertes gelden niet voor nabestellingen, tenzij Administratiesolutions en de Klant dit schriftelijk afspreken.

Artikel 4 – Aanvaarding

1. Bij aanvaarding van een vrijblijvende offerte of aanbieding mag Administratiesolutions de offerte of het aanbod alsnog binnen 3 dagen na ontvangst van de aanvaarding intrekken, zonder dat de Klant hieraan enige rechten kan ontlenen.
2. Mondelinge aanvaarding van de Klant verbindt Administratiesolutions slechts nadat de Klant deze schriftelijk of elektronisch heeft bevestigd.

Artikel 5 – Prijzen

1. Administratiesolutions hanteert prijzen in euro’s, exclusief btw en exclusief eventuele overige kosten zoals administratie- of verzendkosten, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
2. Administratiesolutions mag de prijzen van zijn diensten en producten op zijn website en in andere uitingen altijd wijzigen. Voor een lopende overeenkomst gaat een prijswijziging pas in nadat deze vooraf schriftelijk aan de Klant is meegedeeld, en niet eerder dan na afloop van een schriftelijk overeengekomen periode waarin de prijs vaststaat. Dit geldt niet voor indexatie op grond van lid 5.
3. Administratiesolutions en de Klant spreken voor een dienstverlening een vaste prijs of een richtprijs af. Is niet uitdrukkelijk schriftelijk een vaste prijs afgesproken, dan geldt het afgesproken bedrag als richtprijs.
4. Periodieke vergoedingen, zoals een vast maandbedrag, worden per periode vooraf gefactureerd, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
5. Administratiesolutions mag de prijzen jaarlijks per 1 januari indexeren op basis van de jaarmutatie van de consumentenprijsindex (CPI, alle huishoudens) over de maand oktober van het voorgaande jaar, zoals gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). De indexatie wordt automatisch toegepast en hoeft niet vooraf te worden aangekondigd. De geïndexeerde prijs blijkt uit de factuur. Bij een negatieve jaarmutatie blijven de prijzen gelijk.
6. Is schriftelijk een vaste prijs voor een bepaalde periode afgesproken, dan vindt binnen die periode geen indexatie plaats. De eerste indexatie vindt dan plaats per de eerste 1 januari na afloop van die periode.
7. Verhoogt Administratiesolutions de prijs binnen 3 maanden na het sluiten van de overeenkomst, dan mag een Consument de overeenkomst ontbinden.

Artikel 6 – Betalingen en betalingstermijn

1. Administratiesolutions mag bij het aangaan van de overeenkomst alleen een aanbetaling tot 50% van het afgesproken bedrag verlangen wanneer dit schriftelijk is afgesproken.
2. De Klant moet facturen binnen 14 dagen na factuurdatum voldoen, tenzij op de factuur of in de opdrachtbevestiging een andere termijn staat.
3. De betalingstermijnen die Administratiesolutions hanteert, zijn fatale betalingstermijnen. Dat betekent dat de Klant, als hij het afgesproken bedrag niet uiterlijk op de laatste dag van de betalingstermijn heeft betaald, automatisch in verzuim en in gebreke is, zonder dat Administratiesolutions een aanmaning hoeft te sturen of de Klant in gebreke hoeft te stellen.
4. Administratiesolutions mag een levering afhankelijk stellen van onmiddellijke betaling of zekerheid verlangen voor het totale bedrag van de diensten of producten.

Artikel 7 – Gevolgen van late betaling

1. Betaalt de Klant niet binnen de afgesproken termijn, dan mag Administratiesolutions de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a BW) in rekening brengen vanaf de dag dat de Klant in verzuim is, waarbij een gedeelte van een maand als een hele maand wordt gerekend. Is de Klant een Consument, dan geldt de wettelijke rente (artikel 6:119 BW).
2. Wanneer de Klant in verzuim is, moet hij bovendien buitengerechtelijke incassokosten en eventuele schadevergoeding betalen aan Administratiesolutions.
3. De incassokosten worden berekend aan de hand van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.
4. Wanneer de Klant niet op tijd betaalt, mag Administratiesolutions zijn verplichtingen opschorten totdat de Klant heeft betaald.
5. In geval van liquidatie, faillissement, beslag of surseance van betaling aan de zijde van de Klant zijn de vorderingen van Administratiesolutions op de Klant onmiddellijk opeisbaar.
6. Weigert de Klant zijn medewerking aan de uitvoering van de overeenkomst door Administratiesolutions, dan moet hij nog steeds de afgesproken prijs betalen.

Artikel 8 – Opschortingsrecht

1. De Klant doet hierbij afstand van het recht om de nakoming van enige uit de overeenkomst voortvloeiende verbintenis op te schorten. Dit artikel geldt niet als de Klant een Consument is.

Artikel 9 – Verrekening

1. De Klant doet afstand van zijn recht om een schuld aan Administratiesolutions te verrekenen met een vordering op Administratiesolutions. Dit artikel geldt niet als de Klant een Consument is.

Artikel 10 – Duur, opzegging en beëindiging

1. De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij uit de aard van de overeenkomst iets anders voortvloeit of schriftelijk een bepaalde looptijd of minimale looptijd is afgesproken.
2. Een overeenkomst voor bepaalde tijd of met een minimale looptijd wordt na afloop van die termijn stilzwijgend voortgezet voor onbepaalde tijd, tenzij een van de Partijen de overeenkomst tegen het einde van die termijn opzegt met inachtneming van een opzegtermijn van 2 maanden. Een Consument kan opzeggen met een opzegtermijn van 1 maand.
3. Een overeenkomst voor onbepaalde tijd kan door elk van de Partijen schriftelijk worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van 2 maanden. Een Consument kan opzeggen met een opzegtermijn van 1 maand.
4. Beëindigt de Klant de overeenkomst vóór het einde van een overeengekomen bepaalde of minimale looptijd, dan blijft de Klant de periodieke vergoeding verschuldigd tot het einde van die looptijd. Dit geldt niet als de beëindiging het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van Administratiesolutions (artikel 23) en niet als de Klant een Consument is.
5. Bij beëindiging betaalt de Klant in ieder geval de vergoeding voor de tot dan toe verrichte werkzaamheden en de gemaakte onkosten.

Artikel 11 – Klachten

1. De Klant moet de door Administratiesolutions verrichte werkzaamheden zo snel mogelijk onderzoeken op eventuele tekortkomingen.
2. Klachten moeten schriftelijk worden gemeld binnen 1 maand na het vaststellen van de tekortkoming. Een Consument moet dit uiterlijk binnen 2 maanden doen.
3. De Klant geeft daarbij een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming, zodat Administratiesolutions hierop adequaat kan reageren.
4. De Klant moet aantonen dat de klacht betrekking heeft op een overeenkomst tussen de Klant en Administratiesolutions.
5. Een klacht kan er niet toe leiden dat Administratiesolutions andere werkzaamheden moet verrichten dan zijn overeengekomen.

Artikel 12 – Aard van de verplichting

1. Wanneer de Klant en Administratiesolutions een overeenkomst met een dienstverlenend karakter zijn aangegaan, bevat deze voor Administratiesolutions slechts een inspanningsverplichting en geen resultaatverplichting.

Artikel 13 – Uitvoering van de overeenkomst

1. Administratiesolutions voert de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen en volgens de eisen van goed vakmanschap uit.
2. Administratiesolutions mag de afgesproken dienstverlening geheel of gedeeltelijk laten uitvoeren door anderen. Administratiesolutions blijft tegenover de Klant verantwoordelijk voor de uitvoering en legt met deze anderen afspraken vast over geheimhouding en de bescherming van persoonsgegevens.
3. De uitvoering van de overeenkomst gebeurt in overleg en na schriftelijk akkoord en betaling van een eventueel voorschot door de Klant.
4. De Klant moet ervoor zorgen dat Administratiesolutions op tijd kan beginnen aan de uitvoering van de overeenkomst.
5. Zorgt de Klant er niet voor dat Administratiesolutions tijdig kan beginnen, dan komen de daaruit voortvloeiende extra kosten voor rekening van de Klant.

Artikel 14 – Informatieverstrekking en verantwoordelijkheid van de Klant

1. De Klant stelt alle informatie, gegevens en bescheiden die relevant zijn voor de correcte uitvoering van de overeenkomst tijdig en in de gewenste vorm en op de gewenste wijze beschikbaar aan Administratiesolutions.
2. De Klant staat in voor de juistheid en volledigheid van de ter beschikking gestelde informatie, gegevens en bescheiden, ook als deze van derden afkomstig zijn, voor zover uit de aard van de overeenkomst niet anders voortvloeit.
3. Wanneer en voor zover de Klant dit verzoekt, retourneert Administratiesolutions de betreffende bescheiden.
4. Stelt de Klant de door Administratiesolutions redelijkerwijs verlangde informatie, gegevens of bescheiden niet, niet tijdig of niet behoorlijk beschikbaar en loopt de uitvoering van de overeenkomst hierdoor vertraging op, dan komen de daaruit voortvloeiende extra kosten en extra uren voor rekening van de Klant.
5. De Klant blijft verantwoordelijk voor zijn administratie en de wettelijke bewaarplicht daarvan, en voor de juistheid en volledigheid van de aangiften en stukken die op basis van zijn gegevens worden opgesteld.
6. Administratiesolutions dient aangiften in na akkoord van de Klant, tenzij Partijen schriftelijk anders afspreken.
7. Boetes, rente en andere kosten die het gevolg zijn van het niet, niet tijdig of niet juist aanleveren van informatie door de Klant, of van het niet tijdig geven van akkoord, komen voor rekening van de Klant.

Artikel 15 – Geheimhouding en persoonsgegevens

1. Administratiesolutions houdt alle vertrouwelijke informatie van de Klant geheim. Dit geldt niet voor zover Administratiesolutions op grond van de wet, een beroepsregel of een rechterlijke uitspraak informatie moet verstrekken, of voor zover dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst door anderen die eveneens tot geheimhouding zijn verplicht.
2. Administratiesolutions verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Voor zover Administratiesolutions bij de uitvoering van de overeenkomst persoonsgegevens verwerkt namens de Klant, sluiten Partijen een verwerkersovereenkomst. Nadere informatie over deze verwerking staat in de privacyverklaring op de website van Administratiesolutions.

Artikel 16 – Inzet van AI

1. Bij de uitvoering van de overeenkomst kan Administratiesolutions gebruikmaken van AI-toepassingen ter ondersteuning van administratieve, fiscale en juridische werkzaamheden. De output van deze AI-toepassingen wordt beoordeeld en gecontroleerd door een medewerker van Administratiesolutions voordat deze aan de Klant wordt geleverd.
2. Met de leveranciers van de door Administratiesolutions gebruikte AI-toepassingen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten die voldoen aan de eisen van de AVG. Een overzicht van deze leveranciers is opgenomen in de privacyverklaring.
3. Door het aangaan van een overeenkomst met Administratiesolutions aanvaardt de Klant de inzet van AI-toepassingen zoals hierboven omschreven. Wenst de Klant dat (delen van) de werkzaamheden zonder inzet van AI worden uitgevoerd, dan kan de Klant dit schriftelijk aan Administratiesolutions kenbaar maken. Dit kan gevolgen hebben voor de doorlooptijd en het honorarium.
4. Het gebruik van AI-toepassingen doet niet af aan de verantwoordelijkheid van Administratiesolutions voor de uitvoering van de werkzaamheden zoals omschreven in deze voorwaarden.

Artikel 17 – Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)

1. Administratiesolutions is op grond van de Wwft verplicht een cliëntenonderzoek uit te voeren, onder meer naar de identiteit van de Klant, zijn vertegenwoordigers en zijn uiteindelijk belanghebbenden. De Klant verleent hieraan zijn medewerking en verstrekt de gevraagde informatie en documenten.
2. Zolang het cliëntenonderzoek niet naar tevredenheid is afgerond, mag Administratiesolutions de uitvoering van de overeenkomst opschorten of niet aanvangen.
3. Administratiesolutions is op grond van de Wwft verplicht ongebruikelijke transacties te melden bij de Financial Intelligence Unit Nederland (FIU-Nederland). Administratiesolutions mag de Klant op grond van de wet niet over een melding informeren.
4. Administratiesolutions is niet aansprakelijk voor schade die de Klant lijdt als gevolg van het nakomen van de verplichtingen uit de Wwft.

Artikel 18 – Vrijwaring

1. De Klant vrijwaart Administratiesolutions tegen alle aanspraken van anderen die verband houden met de door Administratiesolutions geleverde producten en/of diensten, tenzij de aanspraak het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Administratiesolutions.

Artikel 19 – Ingebrekestelling

1. De Klant moet een eventuele ingebrekestelling schriftelijk kenbaar maken aan Administratiesolutions.
2. De Klant is ervoor verantwoordelijk dat zijn ingebrekestelling Administratiesolutions ook daadwerkelijk op tijd bereikt.

Artikel 20 – Aansprakelijkheid Klant

1. Wanneer Administratiesolutions een overeenkomst aangaat met meerdere Klanten, is ieder van hen hoofdelijk aansprakelijk voor het nakomen van de afspraken in die overeenkomst.

Artikel 21 – Aansprakelijkheid Administratiesolutions

1. Administratiesolutions is alleen aansprakelijk voor directe schade die de Klant lijdt als gevolg van een toerekenbare tekortkoming van Administratiesolutions in de uitvoering van de overeenkomst.
2. Administratiesolutions is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winst of schade aan derden.
3. Administratiesolutions is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van onjuiste of onvolledige informatie van de Klant.
4. Wanneer Administratiesolutions aansprakelijk is, is deze aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat door een gesloten (beroeps)aansprakelijkheidsverzekering wordt uitbetaald. Is er geen verzekering gesloten of wordt er geen schadebedrag uitgekeerd, dan is de aansprakelijkheid beperkt tot het (gedeelte van het) factuurbedrag waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft.
5. De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Administratiesolutions.
6. Alle afbeeldingen, foto’s, kleuren, tekeningen en omschrijvingen op de website of in een catalogus zijn slechts indicatief en kunnen niet leiden tot enige vergoeding, ontbinding of opschorting.

Artikel 22 – Vervaltermijn

1. Elk recht van de Klant op schadevergoeding van Administratiesolutions vervalt 12 maanden na de gebeurtenis waaruit de aansprakelijkheid direct of indirect voortvloeit. Hiermee wordt niet uitgesloten het bepaalde in artikel 6:89 BW.

Artikel 23 – Ontbinding

1. De Klant mag de overeenkomst ontbinden wanneer Administratiesolutions toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen, tenzij deze tekortkoming de ontbinding niet rechtvaardigt vanwege haar bijzondere aard of geringe betekenis.
2. Is de nakoming van de verplichtingen door Administratiesolutions nog mogelijk, dan kan ontbinding pas plaatsvinden nadat Administratiesolutions in verzuim is.
3. Administratiesolutions mag de overeenkomst met de Klant ontbinden wanneer de Klant zijn verplichtingen uit de overeenkomst niet volledig of niet tijdig nakomt, of wanneer Administratiesolutions kennis heeft genomen van omstandigheden die hem goede grond geven om aan te nemen dat de Klant zijn verplichtingen niet zal nakomen.

Artikel 24 – Overmacht

1. In aanvulling op artikel 6:75 BW geldt dat een tekortkoming van Administratiesolutions niet aan Administratiesolutions kan worden toegerekend wanneer er sprake is van overmacht.
2. Onder overmacht als bedoeld in lid 1 valt onder meer ook: een noodtoestand zoals een burgeroorlog of natuurramp; overmacht van toeleveranciers, bezorgers of anderen; stroom-, elektriciteits-, internet-, computer- of telecomstoringen, waaronder storingen of uitval van systemen van de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel of andere overheidsinstanties; computervirussen; stakingen; overheidsmaatregelen; vervoersproblemen; slechte weersomstandigheden; werkonderbrekingen.
3. Wanneer zich een overmachtsituatie voordoet waardoor Administratiesolutions één of meer verplichtingen naar de Klant niet kan nakomen, dan worden die verplichtingen opgeschort totdat Administratiesolutions kan nakomen.
4. Vanaf het moment dat een overmachtsituatie ten minste 30 kalenderdagen heeft geduurd, mogen zowel de Klant als Administratiesolutions de overeenkomst schriftelijk geheel of gedeeltelijk ontbinden.
5. Administratiesolutions hoeft in een overmachtsituatie geen vergoeding aan de Klant te betalen, ook niet wanneer Administratiesolutions hiervan voordeel heeft.

Artikel 25 – Wijziging overeenkomst

1. Wanneer het voor de uitvoering nodig is om een gesloten overeenkomst te wijzigen, kunnen de Klant en Administratiesolutions de overeenkomst in onderling overleg aanpassen.

Artikel 26 – Wijziging algemene voorwaarden

1. Administratiesolutions mag deze algemene voorwaarden wijzigen.
2. Wijzigingen van ondergeschikt belang mag Administratiesolutions altijd doorvoeren.
3. Ingrijpende wijzigingen zal Administratiesolutions zoveel mogelijk vooraf met de Klant bespreken.
4. Een Consument mag bij een ingrijpende wijziging van de algemene voorwaarden de onderliggende overeenkomst opzeggen.

Artikel 27 – Overgang van rechten

1. De Klant kan geen rechten uit een overeenkomst met Administratiesolutions aan anderen overdragen zonder schriftelijke toestemming van Administratiesolutions.

Artikel 28 – Gevolgen nietigheid of vernietigbaarheid

1. Wanneer één of meer bepalingen van deze algemene voorwaarden nietig of vernietigbaar blijken, dan heeft dit geen invloed op de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden.
2. Een bepaling die nietig of vernietigbaar is, wordt in dat geval vervangen door een bepaling die het dichtst in de buurt komt van wat Administratiesolutions bij het opstellen van de voorwaarden op dat punt voor ogen had.

Artikel 29 – Toepasselijk recht, bevoegde rechter en taal

1. Op deze algemene voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
2. De rechter in het arrondissement van de vestigingsplaats van Administratiesolutions is exclusief bevoegd om kennis te nemen van eventuele geschillen tussen de Klant en Administratiesolutions, tenzij de wet iets anders bepaalt.
3. Deze algemene voorwaarden zijn beschikbaar in het Nederlands en in het Engels. Bij verschil in uitleg tussen beide teksten gaat de Nederlandse tekst voor.