U keert uzelf vanuit uw bv elke maand salaris uit, maar hoeveel moet dat precies zijn? Wie zich afvraagt wat is gebruikelijk loon dga, loopt al snel tegen een regeling aan die simpel lijkt, maar in de praktijk veel nuance kent. Een te laag loon kan leiden tot correcties en naheffingen. Een te hoog loon kan juist onnodig drukken op de liquiditeit van uw onderneming.
Wat is het gebruikelijk loon voor een dga?
Het gebruikelijk loon is het salaris dat een directeur-grootaandeelhouder zichzelf vanuit de bv moet toekennen. De Belastingdienst wil hiermee voorkomen dat een dga vrijwel geen loon ontvangt en inkomsten vooral via dividend laat lopen om minder belasting en premies te betalen. Daarom geldt een ondergrens, tenzij u kunt onderbouwen dat een lager loon passend is.
Voor veel ondernemers voelt dit als een vast bedrag waar niet van afgeweken mag worden. Zo zwart-wit is het niet. De regeling werkt met hoofdregels, vergelijkingen en uitzonderingen. Juist daardoor is een goede onderbouwing belangrijker dan alleen het volgen van een vuistregel.
Hoe wordt het gebruikelijk loon bepaald?
Bij het vaststellen van het gebruikelijk loon kijkt u niet alleen naar één minimumbedrag. In de basis wordt gekeken naar wat gebruikelijk is voor het niveau en de werkzaamheden van de dga. Dat betekent dat de hoogte van uw loon moet aansluiten bij een vergelijkbare functie in de markt, binnen uw branche en bij een onderneming van vergelijkbare omvang.
Daarbij spelen meestal drie vragen een rol. Wat verdient iemand in loondienst met vergelijkbare verantwoordelijkheden? Wat is de financiële positie van de bv? En is er een reden waarom uw situatie afwijkt van de standaard?
In de praktijk komt het erop neer dat het loon minimaal moet aansluiten bij de fiscale regels die op dat moment gelden. De Belastingdienst publiceert hiervoor richtlijnen en normbedragen. Toch blijft het maatwerk. Een dga van een kleine holding zonder actieve bedrijfsvoering is iets anders dan een dga die dagelijks een operationeel bedrijf aanstuurt met personeel, omzetdruk en groeiplannen.
Het minimumbedrag is niet altijd het juiste bedrag
Veel ondernemers nemen het wettelijke minimumbedrag als uitgangspunt en laten het daarbij. Dat is begrijpelijk, maar niet altijd verstandig. Als uw werkzaamheden duidelijk meer waard zijn dan dat minimumbedrag, kan de Belastingdienst stellen dat uw loon te laag is. Andersom kan een lager loon soms verdedigbaar zijn, bijvoorbeeld als de bv structureel onvoldoende middelen heeft of wanneer er sprake is van een startfase met beperkte omzet.
Het echte werk zit dus in de onderbouwing. Niet in gokken, maar in vastleggen waarom een bepaald salaris logisch is.
Wanneer mag een dga een lager gebruikelijk loon hanteren?
Er zijn situaties waarin een lager loon mogelijk is. Dat betekent niet automatisch dat het ook zonder risico kan. De Belastingdienst verwacht een zakelijke verklaring en het liefst ook documentatie die uw standpunt ondersteunt.
Een veelvoorkomend voorbeeld is een startende bv die nog nauwelijks winst maakt. Als de onderneming de salariskosten simpelweg niet kan dragen, kan dat reden zijn om het loon lager vast te stellen. Maar let op: slechte liquiditeit alleen is niet altijd genoeg. Er moet echt sprake zijn van een financiële situatie waarin een hoger loon niet reëel is.
Ook bij deeltijdwerk kan een lager loon logisch zijn. Werkt u bijvoorbeeld maar een beperkt aantal uren voor de bv, dan moet het gebruikelijk loon daarop aansluiten. Wel moet dat zichtbaar en verdedigbaar zijn. Wie op papier parttime werkt maar in de praktijk fulltime stuurt, overtuigt de Belastingdienst daar meestal niet mee.
Verder kunnen er bijzondere situaties zijn, zoals arbeidsongeschiktheid of een afwijkende groepsstructuur. In zulke gevallen geldt nog sterker dat de administratie op orde moet zijn. Denk aan urenregistraties, prognoses, loonvergelijkingen en notities over de besluitvorming.
Wat gebeurt er als het loon te laag is?
Een te laag dga-loon lijkt op korte termijn aantrekkelijk voor de cashflow, maar kan achteraf duur uitpakken. De Belastingdienst kan het loon corrigeren naar een hoger bedrag. Dat leidt vaak tot extra loonheffingen en mogelijk belastingrente. In sommige gevallen kunnen ook boetes een rol spelen, zeker als er geen serieuze onderbouwing aanwezig is.
Daarnaast werkt een verkeerde loonkeuze door in andere onderdelen van uw administratie. Uw aangiften loonheffingen moeten aansluiten op de feitelijke situatie. Als dat niet klopt, ontstaat er niet alleen fiscaal risico, maar ook administratieve onrust. En die kost ondernemers meestal meer tijd en geld dan vooraf goed regelen.
Voor groeiende mkb-bedrijven is dit extra relevant. Zodra er meer omzet, personeel of managementverantwoordelijkheid bij komt, verandert vaak ook wat als een gebruikelijk loon wordt gezien. Wat vorig jaar nog redelijk was, kan dit jaar te laag zijn.
Gebruikelijk loon dga en dividend – hoe zit dat?
Een veelgestelde vraag is waarom u niet gewoon een laag salaris kunt nemen en de rest als dividend kunt uitkeren. Het korte antwoord: omdat loon en dividend fiscaal verschillend worden behandeld en de gebruikelijkloonregeling juist is bedoeld om die verschuiving te beperken.
Dividend uitkeren mag, maar pas nadat het loon op een verdedigbaar niveau is vastgesteld. De volgorde is dus belangrijk. Eerst kijkt u naar een zakelijk dga-salaris. Daarna pas naar de vraag of er ruimte is voor dividend. Wie dat omdraait, neemt onnodig risico.
Dat betekent niet dat dividend ongunstig is. Integendeel, in veel bv-structuren is de combinatie van salaris en dividend juist een logische route. Alleen moet de basis kloppen. Een slimme fiscale strategie begint niet bij maximaal uitkeren, maar bij correct vastleggen.
Hoe onderbouwt u een juist dga-loon?
Een goede onderbouwing hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar wel compleet. De kern is dat u kunt laten zien waarom het gekozen loon past bij uw rol, uw uren en de financiële werkelijkheid van de bv.
Denk daarbij aan een vergelijking met marktconforme salarissen in vergelijkbare functies. Ook begrotingen, jaarcijfers en managementinformatie helpen. Heeft de bv beperkte draagkracht, dan moet dat uit de cijfers blijken. Werkt u parttime, dan moet dat aansluiten op de praktijk en niet alleen op een papieren afspraak.
Voor holdings en werkmaatschappijen is extra aandacht nodig. Zeker als de dga vanuit een holding managementwerkzaamheden verricht voor een werk-bv, moet helder zijn waar de beloning thuishoort en hoe die fiscaal wordt verwerkt. Juist in dit soort structuren ontstaan snel fouten als de salarisadministratie en financiële administratie niet goed op elkaar aansluiten.
Jaarlijks opnieuw beoordelen is verstandig
Het gebruikelijk loon is geen eenmalige keuze die u na oprichting van de bv voor altijd laat staan. Uw onderneming verandert. Omzet groeit, verantwoordelijkheden nemen toe, of u werkt juist tijdelijk minder. Daarom is het verstandig om het loon jaarlijks opnieuw te beoordelen.
Dat voorkomt verrassingen achteraf. Bovendien geeft het rust als uw salaris, loonheffingen en dividendbeleid logisch op elkaar aansluiten. Zeker voor ondernemers die vooral vooruit willen met hun bedrijf, is die voorspelbaarheid veel waard.
Praktische fouten die veel dga’s maken
De meest voorkomende fout is denken dat het minimumbedrag altijd voldoende is. Een tweede fout is helemaal geen salarisadministratie voeren, terwijl er wel sprake is van een dga-loon. Ook zien we vaak dat ondernemers pas naar het gebruikelijk loon kijken op het moment dat de jaarrekening wordt opgesteld. Dan bent u laat, want loon hoort gedurende het jaar correct verwerkt te worden.
Een andere onderschatte fout is dat de financiële positie van de bv mondeling wordt uitgelegd, maar niet wordt vastgelegd. Als u wilt afwijken van de norm, moet u dat later ook nog kunnen aantonen. Zonder onderbouwing blijft het een mening. Met onderbouwing wordt het een verdedigbaar standpunt.
Voor ondernemers die hun administratie slim willen inrichten, loont het om salaris, boekhouding en fiscale aangiften niet los van elkaar te zien. Moderne automatisering helpt daarbij, maar alleen als de uitgangspunten juist zijn ingevoerd. Technologie versnelt het proces, maar vervangt geen fiscale beoordeling.
Wat is gebruikelijk loon dga als u net begint?
Bij starters met een nieuwe bv is de vraag vaak extra scherp. U wilt groeien, investeert in de onderneming en houdt de kosten liever laag. Dan voelt een verplicht salaris al snel als een rem. Toch is het verstandig om hier vanaf dag één goed naar te kijken.
Een startende bv kan soms een lager gebruikelijk loon rechtvaardigen, maar niet op basis van gevoel alleen. U moet aannemelijk maken dat de onderneming die hogere loonkosten nog niet kan dragen of dat uw inzet beperkt is. Juist in de startfase is het slim om dit direct goed in te richten, zodat u later niet hoeft te corrigeren.
Voor veel ondernemers is dat precies het moment waarop uitbesteden waardevol wordt. Niet omdat de regels onbegrijpelijk zijn, maar omdat fouten in loonheffingen, salarisverwerking en dga-structuren vaak pas zichtbaar worden als ze al geld kosten. Dan is voorkomen gewoon efficiënter dan herstellen.
Als u helder wilt hebben wat in uw situatie een passend dga-loon is, helpt een nuchtere beoordeling op basis van cijfers, werkzaamheden en toekomstplannen. Dat geeft niet alleen fiscale zekerheid, maar vooral financiële rust om te ondernemen.