De vraag ‘hoeveel btw moet ik reserveren’ wordt vaak pas urgent wanneer de btw-aangifte bijna moet worden betaald. Dat is precies het moment waarop u geen financiële verrassing wilt. Btw die u van klanten ontvangt, is namelijk meestal geen omzet voor uw onderneming. U int die tijdelijk voor de Belastingdienst. Door dit bedrag direct apart te zetten, houdt u uw cashflow overzichtelijk en voorkomt u dat u geld moet vrijmaken dat al is uitgegeven aan voorraad, software of een privé-opname.
Voor de meeste ondernemers is de praktische regel eenvoudig: reserveer de ontvangen btw op uw verkoopfacturen, minus de btw die u op zakelijke kosten en investeringen mag terugvragen. Maar de juiste buffer hangt ook af van uw aangiftetijdvak, uw factuurstelsel en de snelheid waarmee klanten betalen.
Hoeveel btw moet ik reserveren? De basisberekening
Uw te betalen btw is het verschil tussen twee bedragen: de btw die u aan klanten berekent en de btw die u zelf betaalt over zakelijke inkopen. De eerste heet af te dragen btw, de tweede voorbelasting.
De rekensom ziet er zo uit:
ontvangen btw op verkopen – aftrekbare btw op zakelijke kosten = te betalen btw
Stel dat u in een kwartaal voor € 20.000 exclusief btw factureert tegen 21%. U berekent dan € 4.200 btw aan uw klanten. In datzelfde kwartaal heeft u € 3.000 exclusief btw aan zakelijke kosten gemaakt, met € 630 aftrekbare btw. Uw verwachte btw-afdracht is dan € 3.570.
Dat is het bedrag dat u minimaal moet reserveren, mits alle facturen zijn verwerkt en alle btw op de kosten aftrekbaar is. In de praktijk is een kleine veiligheidsmarge verstandig. Zeker wanneer u nog bonnetjes moet aanleveren, een creditfactuur verwacht of kosten maakt waarvan de btw niet aftrekbaar blijkt.
Reserveer btw zodra u een betaling ontvangt
Een factuur versturen betekent niet altijd dat het geld al op uw rekening staat. Toch ontstaat de btw-verplichting meestal op het moment dat u factureert, niet wanneer uw klant betaalt. Werkt u met het factuurstelsel, zoals de meeste ondernemers, dan neemt u de verkoopfactuur mee in de aangifte van het tijdvak waarin de factuurdatum valt.
Een klant die pas na zestig dagen betaalt, verandert die verplichting niet. Daarom is het verstandig om bij iedere betaling die binnenkomt het btw-deel apart te zetten, maar óók vooruit te kijken naar openstaande facturen die al in uw aangifte vallen. Anders lijkt uw banksaldo gezond, terwijl een deel ervan al bestemd is voor de Belastingdienst.
Een aparte spaarrekening voor belastingen werkt hierbij vaak goed. Maak het concreet: komt er € 1.210 binnen voor een factuur van € 1.000 exclusief btw, zet dan € 210 direct opzij. Bij kosten kunt u de terug te vragen btw pas van uw reservering aftrekken zodra de factuur correct in uw administratie staat en zakelijk aftrekbaar is.
Kijk naar uw btw-tarief en type omzet
Niet elke omzet bevat 21% btw. In Nederland gelden ook het 9%-tarief, het 0%-tarief en vrijstellingen. Wie uitsluitend diensten levert tegen 21%, kan de btw-buffer vrij eenvoudig volgen. Levert u producten of diensten met verschillende tarieven, dan moet u per verkoop het juiste bedrag reserveren.
Een paar situaties vragen extra aandacht. Verkoopt u diensten aan ondernemers in andere EU-landen, dan kan de btw naar uw klant worden verlegd. U brengt dan vaak geen Nederlandse btw in rekening, maar verwerkt de transactie wel in uw aangifte. Bij export buiten de EU kan het 0%-tarief gelden. En bij vrijgestelde prestaties – bijvoorbeeld bepaalde zorg-, onderwijs- of financiële diensten – berekent u geen btw, maar is de btw op bijbehorende kosten vaak ook niet of beperkt aftrekbaar.
De les is niet dat btw ingewikkeld moet zijn. Wel dat u uw reservering niet alleen baseert op een vast percentage van uw omzet als u meerdere soorten omzet heeft. Een actuele administratie laat per factuur zien wat werkelijk verschuldigd is.
Btw op kosten is niet altijd terug te vragen
De voorbelasting verlaagt uw afdracht, maar alleen als aan de voorwaarden is voldaan. De kosten moeten zakelijk zijn, u moet een correcte factuur hebben en de uitgave moet betrekking hebben op btw-belaste prestaties. Voor sommige uitgaven gelden beperkingen, bijvoorbeeld bij privégebruik, relatiegeschenken, eten en drinken of personenauto’s.
Trek daarom niet alvast alle btw op uw bankafschriften af van uw buffer. Een betaling aan een leverancier zonder geldige factuur is niet automatisch aftrekbare voorbelasting. Ook een privé-uitgave die met de zakelijke pas is betaald, verlaagt uw btw-aangifte niet.
Uw aangiftetijdvak bepaalt hoe groot de buffer wordt
De meeste startende en kleinere ondernemers doen btw-aangifte per kwartaal. In dat geval bouwt de reservering drie maanden op voordat u betaalt. Ondernemers met een maandelijkse aangifte moeten sneller en vaker afrekenen. Wie onder voorwaarden jaarlijks aangifte doet, heeft juist een langere periode waarin het btw-bedrag op de rekening staat – en moet dus extra discipline hebben om het niet voor iets anders te gebruiken.
De betaling en aangifte moeten uiterlijk binnen zijn op de laatste dag van de maand na afloop van het tijdvak. Voor een kwartaalaangifte over januari tot en met maart is dat dus uiterlijk 30 april. Wacht niet tot die datum met rekenen. Als uw administratie wekelijks wordt bijgewerkt, weet u ruim vooraf wat eraan komt en kunt u bijsturen.
Een goede werkafspraak is om elke week uw bankmutaties, verkoopfacturen en inkoopfacturen te verwerken. Zo ziet u niet alleen de stand van uw btw-reservering, maar ook welke klanten nog moeten betalen en hoeveel ruimte er werkelijk beschikbaar is voor investeringen of salaris.
Reken niet met omzet inclusief btw
Een veelgemaakte fout is plannen op basis van het volledige bedrag op de zakelijke rekening. U ziet bijvoorbeeld € 12.100 aan ontvangen omzet en beschouwt dat als beschikbare opbrengst. Als dit bedrag volledig bestaat uit omzet tegen 21%, hoort daarvan € 2.100 niet bij uw bedrijfsresultaat. Uw omzet exclusief btw is € 10.000.
Dit onderscheid is ook essentieel bij het bepalen van uw eigen beloning. Betaalt u zichzelf uit van bedragen inclusief btw, dan trekt u feitelijk geld uit uw belastingbuffer. Dat kan maanden goed lijken te gaan, totdat de kwartaalaangifte volgt.
Gebruik daarom in uw financiële overzicht altijd bedragen exclusief btw voor omzet en kosten. Houd de btw daarnaast als een afzonderlijke verplichting bij. Moderne boekhoudsoftware en een bankkoppeling kunnen dit automatisch inzichtelijk maken, maar alleen wanneer facturen, bonnetjes en betaalstromen tijdig worden verwerkt.
Wat als u onder de KOR valt?
Past u de kleineondernemersregeling toe, dan berekent u doorgaans geen btw aan klanten en doet u meestal geen reguliere btw-aangifte. U hoeft dan dus geen ontvangen btw te reserveren. Daar staat tegenover dat u de btw op zakelijke kosten en investeringen ook niet kunt terugvragen.
De KOR kan aantrekkelijk zijn wanneer u weinig zakelijke kosten heeft en vooral aan particulieren levert. Verwacht u flinke investeringen, werkt u veel voor zakelijke klanten of groeit uw omzet richting de grens van de regeling, dan is het verstandig de keuze vooraf goed door te rekenen. De regeling verandert uw facturatie, prijsstelling en administratie.
Bouw een ruimere belastingbuffer dan alleen btw
Btw is vaak de eerste belastingverplichting die ondernemers voelen, omdat de betaalmomenten kort op elkaar volgen. Maar het is niet de enige. Bij een eenmanszaak krijgt u ook te maken met inkomstenbelasting en mogelijk een zorgverzekeringsbijdrage. Bij een BV spelen vennootschapsbelasting, loonheffingen en dividendbelasting een rol.
Houd deze potten gescheiden in uw financiële planning. Een btw-buffer gebruiken voor inkomstenbelasting of andersom geeft schijnzekerheid. Voor een zzp’er kan een aparte rekening met subdoelen voor btw en inkomstenbelasting al veel rust geven. Voor een groeiende BV of holding is een cashflowprognose per maand vaak de betere keuze, omdat meerdere belastingen, salarissen en intercompany-stromen naast elkaar lopen.
Administratiesolutions helpt ondernemers die geen tijd willen verliezen aan losse bonnetjes, achterstallige verwerking en lastminuterekenen. Met een administratie die continu bijgewerkt is, ziet u wat u aan btw verschuldigd bent voordat de aangifte op de kalender begint te drukken.
De beste reservering is uiteindelijk niet het bedrag dat u vlak voor de deadline bij elkaar zoekt, maar het bedrag dat al klaarstaat terwijl u onderneemt. Maak van btw daarom een vaste beweging in uw administratie en op uw bankrekening. Dat geeft rust, voorkomt onnodige krapte en houdt uw aandacht bij de groei van uw bedrijf.