Loonadministratie uitbesteden: kosten, aandachtspunten en wat u krijgt

Het voeren van een loonadministratie lijkt op het eerste gezicht overzichtelijk. Toch komt er in de praktijk meer bij kijken dan alleen het uitbetalen van salarissen. Denk aan loonheffingen, pensioenregelingen, cao-afspraken en wijzigingen in wet- en regelgeving. Daarom vragen veel ondernemers zich af wat het kost om de loonadministratie uit te besteden en wat zij daarvoor terugkrijgen.

In dit artikel leggen wij duidelijk uit welke kosten hierbij komen kijken, welke factoren de prijs bepalen en wanneer uitbesteden verstandig is. Zo krijgt u een goed beeld van wat u kunt verwachten en voorkomt u verrassingen achteraf.

Wat houdt loonadministratie uitbesteden precies in?

Wanneer u de loonadministratie uitbesteedt voor uw medewerkers of voor u zelf als DGA, draagt u de volledige verwerking van salarissen over aan een administratiekantoor of salarisverwerker. Dit gaat verder dan alleen het maken van loonstroken. Zo worden onder andere ook de loonheffingen berekend, aangiften ingediend en wijzigingen correct verwerkt.

Daarnaast wordt rekening gehouden met arbeidscontracten, verlof, ziekmeldingen en eventuele pensioenverplichtingen. De verantwoordelijkheid voor een correcte uitvoering blijft formeel bij de werkgever, maar de uitvoering ligt bij de specialist.

Welke kosten zijn verbonden aan loonadministratie uitbesteden?

De kosten voor het uitbesteden van loonadministratie verschillen per situatie. Gemiddeld liggen deze kosten tussen de €15 en €35 per loonstrook per maand. Toch is dit slechts een richtlijn. In de praktijk hangt de prijs af van meerdere factoren. Wij zelf rekenen een prijs van €17,50 per loonstrook per medewerker. Voor de loonheffingsaangifte rekenen wij €15 euro.

Zo spelen onder andere het aantal medewerkers, de complexiteit van de loonregeling en de frequentie van wijzigingen een rol. Ook de vraag of er sprake is van een cao, pensioenregeling of wisselende uren heeft invloed op de kosten.

Welke factoren bepalen de kosten?

Allereerst is het aantal medewerkers bepalend. Hoe meer loonstroken er per maand moeten worden verwerkt, hoe hoger de totale kosten. Tegelijkertijd daalt de prijs per loonstrook vaak bij grotere aantallen.

Daarnaast speelt de complexiteit van de loonadministratie een belangrijke rol. Een vaste medewerker met een standaardcontract vraagt minder verwerking dan personeel met oproepcontracten, ploegendiensten of variabele beloningen.

Verder beïnvloeden ook aanvullende werkzaamheden de prijs. Denk hierbij aan:

• het verwerken van ziek- en herstelmeldingen;

• het toepassen van loonbeslagen;

• het aanpassen van contracten;

• het afhandelen van pensioenmutaties.

Tot slot kan ook de gekozen dienstverlening verschillen. Sommige ondernemers kiezen alleen voor salarisverwerking, terwijl anderen ook advies en begeleiding wensen.

Wat krijgt u voor deze kosten?

Hoewel loonadministratie uitbesteden kosten met zich meebrengt, levert het ook duidelijke voordelen op. U krijgt zekerheid dat de salarisverwerking correct en tijdig gebeurt. Bovendien blijft u up-to-date met wijzigingen in wet- en regelgeving, zoals loonheffingen en minimumloon.

Daarnaast bespaart u tijd. In plaats van zelf berekeningen te maken en aangiften in te dienen, kunt u zich richten op uw onderneming. Tegelijkertijd verkleint u het risico op fouten, naheffingen en boetes van de Belastingdienst.

Wanneer is loonadministratie uitbesteden verstandig?

Voor startende ondernemers kan het aantrekkelijk lijken om de loonadministratie zelf te doen. Naarmate het personeelsbestand groeit, neemt echter ook de complexiteit toe. Juist op dat moment wordt uitbesteden interessant.

Ook bij specifieke situaties, zoals ziekteverzuim, pensioenregelingen of meerdere contractvormen, is het verstandig om de loonadministratie uit te besteden. Zo voorkomt u dat fouten ontstaan door onvolledige kennis of tijdgebrek.

Veelgemaakte fouten bij zelf loonadministratie voeren

In de praktijk zien wij regelmatig dat ondernemers fouten maken bij het zelf voeren van de loonadministratie. Zo worden loonheffingen verkeerd berekend of worden wijzigingen te laat doorgevoerd. Ook worden cao-afspraken of pensioenverplichtingen soms over het hoofd gezien.

Deze fouten kunnen leiden tot naheffingen, correcties en extra administratieve lasten. Door de loonadministratie uit te besteden, verkleint u deze risico’s aanzienlijk.

Hoe wij u kunnen helpen

Wij ondersteunen ondernemers bij het volledig en correct uitbesteden van de loonadministratie. Daarbij verzorgen wij onder andere:

• de maandelijkse salarisverwerking;

• loonstroken en jaaropgaven;

• aangiften loonheffingen;

• verwerking van mutaties en wijzigingen;

• begeleiding bij vragen over loon en personeel.

Wij werken overzichtelijk, zorgvuldig en met oog voor uw specifieke situatie. Zo weet u waar u aan toe bent en houdt u grip op uw personeelskosten.

Conclusie

De kosten voor loonadministratie uitbesteden hangen af van meerdere factoren, zoals het aantal medewerkers en de complexiteit van de loonregeling. Hoewel hier een investering tegenover staat, levert uitbesteden vooral rust, zekerheid en tijdsbesparing op. Voor veel ondernemers weegt dit ruimschoots op tegen de kosten.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Wat kost loonadministratie uitbesteden gemiddeld?
Gemiddeld liggen de kosten tussen €15 en €35 per loonstrook per maand, afhankelijk van de situatie. Wij zelf als Administratiekantoor rekenen een prijs van €17,50 per loonstrook per medewerker. Voor de loonheffingsaangifte rekenen wij €15 euro. Hierbij kunt u elk moment wijzigingen doorgeven en helpen we u ook met het fiscaal juist inrichten van de hoogte van de salarissen. Ook helpen we met de overgang van de salarisadministratie.

Zijn er vaste kosten of variabele kosten?
Bij ons betaald u 17.50 per loonstrook per medewerker en 15 per loonaangifte. Daarnaast rekenen we met €250 opstart kosten en overzetting. Hierbij begeleiden we de klant van A tot Z. De kosten zijn dus deels vast en deels variabel. 

Blijf ik zelf verantwoordelijk voor de loonadministratie?
Ja, als werkgever blijft u eindverantwoordelijk, maar de uitvoering ligt bij de salarisverwerker.

Is loonadministratie uitbesteden ook interessant voor kleine bedrijven?
Ja, juist kleine bedrijven profiteren vaak van de zekerheid en tijdsbesparing.

Kan ik loonadministratie combineren met mijn boekhouding?
Ja, loonadministratie wordt vaak gecombineerd met de financiële administratie voor meer overzicht. Uiteraard kunnen we ondernemers helpen met alle administratie en fiscale vraagstukken.